“Ik heb het zo druk… maar externe hulp inzetten is toch veel te duur voor mij..”
Gisteren verzuchtte de eigenaar van een klein bedrijf (2 medewerkers, groeiend) dat de berg werk niet meer te overzien is. Ik vroeg hem: waarom zet je dan geen online assistentie in? Vragende ogen keken me aan. “Dat is toch veel te duur voor een bedrijf als het mijne?”
Die allereerste reactie begrijp ik best. Vaak ben je toch geneigd om enkel naar het uurtarief en de kostenkant te kijken. Voor een klein bedrijf spelen die vaak een grote rol, vooral in de opstartfase. En zo blijf je maar doorgaan met ‘alle bordjes in de lucht houden’. Jammer, want het is echt een gemiste kans.
Daarom ga ik je uitleggen waarom externe hulp zoveel voordelen heeft en uiteindelijk minder duur dan je dacht. Dus ook voor jou als klein/jong/groeiend bedrijf heel bereikbaar. Ik weet trouwens precies waar ik over praat, want ik heb als zzp’er zelf ook hulp gevraagd daar waar ik er zelf niet uitkwam. En tjonge, wat was ik daar blij mee. Een paar van die lastige taken die ik steeds maar vooruitschoof kon ik ineens van mijn to-do-listje schrappen.
Allereerst gaat het om de mindset: zijn het kosten die je min of meer “kwijt bent”? Of helpt de ingehuurde professional jou zodanig op gang dat het een investering voor de lange termijn is. Dat je dus heel lang profiteert van deze kosten. Hoe dan?
LANGE TERMIJN VOORDELEN
Knelpuntanalyse
Stel dat je mij om hulp zou vragen, dan ga ik kijken waar de knelpunten zitten. Waar precies loop jij als ondernemer tegenaan? Is het gebrek aan tijd? Kennis? Samen brengen we dit in kaart en maken afspraken voor de aanpak.
Backoffice
Vaak gaat het erom dat de basis, laten we het ‘de backoffice’ noemen, niet goed is opgezet of niet lekker loopt.
Heel begrijpelijk: voor het opzetten daarvan heeft lang niet iedereen de juiste kennis in huis. En dat terwijl dit zo belangrijk is: het is het hart van het bedrijf. Hier gebeurt het allemaal: de planning, agendabeheer, inzicht in je financiën, het salesproces. Jij wilt natuurlijk precies weten welke offertes verstuurd zijn, wanneer er follow-up gedaan moet worden, hoe een opdracht ingepland gaat worden.
Als starter ben je al helemáál geneigd om alles zelf te doen. Maar waar moet je beginnen? Er komt zó veel op je af.
Tot zover even de langere termijn. Want ook al op de kortere termijn zul je voordelen kunnen zien: immers jij als ondernemer hebt meer tijd om je eigen omzet te draaien.
Of om aan je privéleven te besteden, minstens zo belangrijk. Wat als je tegen jezelf kunt zeggen: ik neem voortaan de vrijdagmiddag vrij…?
KORTE TERMIJN VOORDELEN
Jouw uurtarief vs het mijne
Over het uurtarief: stel dat van jou is € 80,00. Het mijne ligt een stuk lager. Als jij 10 uur kunt declareren is dat € 800,00. Voor het werk dat ik in 10 uur ben je een paar honderd euro minder uit. Dat is sowieso al een lekker voordeel. Daar komt nog bij dat ik waarschijnlijk bepaalde werkzaamheden sneller kan uitvoeren dan jij. Makkelijk verdiend toch?
Werkplek
Vergeet ook niet dat ik zelf zorg voor mijn werkplek (laptop / printer / beeldscherm, internet), verzekeringen, pensioen, kopjes koffie. Hé, weet je hoeveel koffiecupjes jou dat scheelt? 😊
Opleidingskosten
De kosten voor training & opleiding draag ik zelf. Als online office manager / (virtual) assistant ben ik voortdurend aan het bijscholen om op de hoogte te blijven van nieuwe tools en andere ontwikkelingen.
Duurzaam
Al die online tools maken dat het aantal reizen tot een minimum wordt beperkt. Duurzaam dus. Zelf vind ik het super belangrijk dat ik niet meer kilometers afleg dan noodzakelijk.
Geen risico
Stel dat ik ziek zou worden, dan kost jou dat niets. Dat risico is voor mij. En aan mijn vakantiegeld en -dagen ben je ook niets kwijt.
Ik kom alleen in actie als jij daar behoefte aan hebt. Zodra het werk gedaan is, stopt mijn inzet. In bepaalde gevallen maak ik mezelf uiteindelijk overbodig omdat ik het werk bijvoorbeeld overdraag aan een vaste kracht, of omdat de klus geklaard is
Werving & selectie personeel
Heb je wel eens nagedacht hoeveel tijd, energie en dus geld het werven en selecteren van een vaste kracht kost? Met daarnaast de verplichtingen op lange termijn. Die heb je niet bij een flexibele schil.
Uitzendkracht
Zou je kiezen voor een uitzendkracht bij wisselende drukte, dan is de kans groot dat je steeds met andere personen te maken krijgt. Uitzendkrachten hoppen immers van het ene naar het andere bedrijf. Daar heb je geen last van als je mij inhuurt. Ook na een onderbreking krijg je weer met mij persoonlijk te maken.
Korte én lange klussen
Juist om een band op te bouwen en niet steeds ‘from scratch’ te moeten beginnen, is een langere samenwerking aangaan handig voor jou én voor mij: ik leer je bedrijf goed kennen, zodat ik nog beter kan helpen.
Maar aarzel niet: ook voor een kleinere korte klus mag je me rustig vragen. Als ik ruimte in mijn agenda zie, maak ik graag tijd voor je vrij. Alles in overleg!
Stel je voor hoe mooi het is als jouw interne organisatie (weer) lekker loopt..
Nieuwsgierig geworden? Laten we een – online – kopje koffie doen. Ook bij een zoom-overleg smaakt dat prima. Enne, ik zorg voor mijn eigen koffiecupje 😉.
Contactformulier
Recente reacties