Proces- en structuurverbetering & handige tools

Meer tijd overhouden voor de kernactiviteiten van je onderneming?

OPSTART VOOR STARTUP & SCALE UP

Ik breng processen in kaart of help met implementeren, structureer documenten en richt een solide administratieve basis in.
Handige werkbeschrijvingen, draaiboeken en checklists worden opgesteld en opgeslagen op één centrale plek waar betrokken medewerkers altijd de laatste informatie kunnen vinden.
Zo wordt o.m. het offertetraject gecheckt en/of gestroomlijnd (templates, juiste bijlagen, bewaking follow-up).
Ik inventariseer welke processen of taken MT-leden en medewerkers onder zijn/haar hoede hebben die niet bij het eigenlijke takenpakket horen. Waar mogelijk worden deze gedelegeerd aan de nieuwe backoffice of secretariaat zodat de workload verlicht wordt.
Er komt een samenhangend takenpakket waar een vaste kracht straks als officemanager mee aan de slag kan.

PROFESSIONALISERING – GEBRUIK VAN TOOLS

Al een backoffice of secretariaat aanwezig maar te weinig tijd voor de puntjes op de i? Door mijn helicopterview en oog voor de ‘losse eindjes’ binnen processen, verbeteren de onderlinge afstemming en communicatie.
De secundaire processen als financiën, HR (onboarding, beleid), communicatie, marketing etc. neem ik onder loep en breng waar mogelijk procesverbeteringen aan.
Managementinformatie komt beschikbaar.
Nieuwe tools worden zo nodig ingezet. Denk hierbij ook aan Sharepoint en de andere apps van MS 365 (Teams-Planner/TODO/OneNote etc.).

OFFICEMANAGEMENT

Bij onregelmatig werkaanbod en/of ter versterking van de flexibele schil als je bepaalde know-how mist.
Ad hoc ondersteuning, op projectbasis.
Door middel van online tools kan ik met eigen apparatuur en vanaf mijn eigen werkplek ondersteuning bieden..

PROJECTSUPPORT

Ik lever mijn ondersteuning aan projecten van uiteenlopende aard. Door de jaren heen heb ik een bijdrage mogen leveren aan diverse projecten in een coördinerende en/of ondersteunende functie. Deze ervaring combineer ik inmiddels met een goede theoretische basis door het afronden van een training Projectmanagement (maart 2024).

Je wilt een jonge kracht aannemen maar de kandidaat heeft nog niet alle skills en werkervaring die nodig zijn voor een goede performance. Of de nieuw aangenomen officemanager blijkt achteraf toch minder kennis te hebben dan je had gedacht.
Geen nood: ik kan een aantal uren per week aanwezig zijn op de werkplek en in kaart brengen welke skills ontbreken die nodig zijn voor een soepele uitvoering van de functie.
Vervolgens bied ik de hulp die voor jouw officemanager nodig is. Zo help ik om het gat tussen junior-niveau en het gewenste hogere niveau te verkleinen.
Waar nodig blijf ik op afstand bereikbaar voor advies.
Een enkele keer loopt de vaste officemanager vast en is het werk in drukke periodes even teveel. En is er geen ruimte meer om iets ‘er wel even bij te doen’. Ik kom helpen of fungeer als tijdelijke sparring partner.

Als het werk klaar is laat ik de boel los en kan er weer met een gerust hart verder gewerkt worden.

BRAINSTORM BEDRIJFSPLAN

Je bent dichtbij het opzetten van een eigen onderneming maar je mist de focus. Steeds veranderen je plannen weer omdat je teveel ideeën hebt of kansen ziet. Je ziet door de bomen het bos niet meer. Samen brengen we alles in kaart en kaderen we je plannen in.

STAPJE VOOR STAPJE

Als startende ondernemer komt er enorm veel op je af. Je bent een kei op jouw vakgebied, maar plannen en organiseren is niet voor iedereen weggelegd.
Samen met jou maak ik een handig stappenplan waarbij we hoofd- en bijzaken onderscheiden. Jij krijgt een lijst met actiepunten die in logische volgorde afgehandeld worden. Zodat jij eindelijk de grote stap kunt nemen en van start kunt gaan met jouw bedrijf!