Heb jij het ook te druk om hulp te vragen?

“Laten we over een paar maanden bellen, sorry ik heb het nu te druk om assistentie in te zetten” zei een – inmiddels – klant van me op gejaagde toon. “Ik moet nu echt snel een teams-meeting in.” Natuurlijk zei ik heel braaf ja en noteerde een follow up voor een tijdje later. Totdat ik een paar uurtjes later dacht: “ho eens even” en dat gesprek toch een stuk naar voren haalde. Namelijk naar de volgende ochtend.

Met enige schroom – ik zeg het eerlijk – stuurde ik een uitnodiging voor een gesprekje van een kwartier met de vraag: “Waar zit jouw grootste bottleneck? Laat me je snel helpen”.

Geen tijd voor offertes en follow up

Blij en ook wel een beetje verrast was ik toen mijn uitnodiging binnen het uur werd geaccepteerd. Mijn klant schreef terug: “Ik weet werkelijk niet meer waar ik moet beginnen: mijn inbox loopt vol en ik heb zelfs geen tijd om offertes na te bellen”. 

Een strak ingericht offertetraject: hoe belangrijk is dat!

En laat dat nou precies iets zijn waar ik helemaal van opleef. Als oud-salesmedewerker en contract manager sales weet ik immers als geen ander hoe belangrijk het is om:

• een goed geformuleerde, heldere en foutloze offerte te versturen
• de juiste juridische documenten te verstrekken of ernaar te verwijzen
• de follow up te bewaken
• de leads / potentiële klanten op tijd te benaderen: is de offerte duidelijk, komt die overeen met de wensen, zijn er vragen? En uiteindelijk de hamvraag: wordt de offerte een opdracht?

We zijn samen gaan zitten – oké, iets meer dan een kwartiertje uiteindelijk 😊 – en al snel werd duidelijk waar de schoen wrong en waar ik vrij eenvoudig een aantal taken van mijn nieuwe klant kon overnemen. Ik startte met nabellen en -mailen van offertes en daar kwamen meteen nieuwe opdrachten uit.

Help, zou je kunnen denken, nóg meer werk? Klopt, maar daar verdient mijn klant immers wel zijn geld mee én vindt hij het leukste om te doen. De taken die voorheen bleven liggen verzorg ik inmiddels grotendeels, zodat hij zich kan focussen op zijn eigen werk.

Zelf heb ik o.a. de backoffice op orde gebracht en een aantal processen gestructureerd. Nu alles netjes overzichtelijk in een systeem staat, keert de rust weer terug en is het bijhouden nog maar een fluitje van een cent.  

Onlangs dronken we een kopje koffie samen – daar was inmiddels tijd voor – en vertelde hij hoe blij hij was met het feit dat ik me niet had laten afschepen en hem toch had uitgenodigd voor dat ene kwartiertje overleg. “Anders had ik nu nog zitten modderen” mompelde hij. En met een stralende lach nam hij nog een slokje.

“Kun je trouwens ook een personeelsadvertentie voor me opstellen en me helpen met de werving & selectie van nieuw personeel?” Uiteraard joh, laat die cv’s en kandidaten maar komen. 🙂

Mijn klant heeft inmiddels dus wél de tijd om hulp te vragen en in te zetten, de follow up is inmiddels prima geregeld. Het allerbelangrijkste van alles is echter: hij heeft zijn werkplezier en overzicht weer terug, hoe heerlijk is dat…

Herken jij jezelf hierin? Denk je geen tijd te hebben om mij te mailen of bellen, maar wil je diep in je hart toch wel heel graag geholpen worden? Ik plan wel een kwartiertje – uhhh (half) uurtje – met je in. Drinken we samen een kopje koffie en bekijken we wat er speelt! Die geïnvesteerde tijd verdient zich dubbel en dwars terug.

Graag tot binnenkort!