Op zoek naar een specialist op het gebied van officemanagement, backoffice en secretariaat?
Check!
Je bent een ambitieuze manager of ondernemer die hard aan de weg timmert om je mooie bedrijf uit te bouwen. Tegelijkertijd ben je vaak (té) druk met randzaken als HR, communicatie, sales, planning, financiën of projectbeheer.
Een goed georganiseerd(e) backoffice of secretariaat kan een groot deel van deze taken overnemen. Voorwaarden hierbij zijn: 1) een gestructureerde basisinrichting, 2) continuïteit in de bezetting en 3) up-to-date kennis.
✴️ Het resultaat voor jouw bedrijf? Betere focus op de corebusiness. Jij zelf kunt lekker bezig zijn met wat je het liefste doet en krijgt meer werkplezier. Daarmee zet je een belangrijke stap richting groei, omzet en rendement! ✴️
Wil jij dit ook bereiken? Lees hieronder hoe ik je op freelance basis kan helpen.
1. Inrichting
Elk bedrijf gaat door verschillende fases. Op een zeker moment ontstaat – als gevolg van groei of ambitie tot groei – de behoefte aan een efficiënte backoffice. Of aan meer structuur en verbeterde processen binnen een bestaand secretariaat. Deze afdeling moet immers afgestemd blijven op de veranderende bedrijfsvoering.
Duidelijke werkbeschrijvingen zijn hierbij belangrijk zodat ook bij uitval van een vaste kracht doorgewerkt kan worden. Daarnaast zorgt het inzetten van handige tools (zoals de apps van MS 365) ervoor dat flink wat tijd – en dus ook kosten – bespaard worden.
2. Uitvoering
Misschien heb je ondersteuning nodig voor een klein aantal uren of dagen (ondersteuning bij piekbelasting of bijv. eventorganisatie). Of je zoekt juist een interim-kracht die je voor langere tijd uit de brand kan helpen met project support, vervanging bij ziekte of zwangerschapsverlof. Bel me gerust, ik kan zorgen voor continuïteit rondom backoffice of secretariaat.
Behoefte aan wekelijkse ondersteuning maar is het aannemen van een vaste medewerker nog een té grote stap? Al vanaf 1 vaste dag per week ben ik beschikbaar als officemanager in jouw bedrijf.
3. Training-on-the-job
Geloof jij ook in investeren in je medewerkers én in leren door te doen?
Tevreden, goed functionerende medewerkers zijn goud waard en wil je behouden voor je bedrijf. Soms merk je dat de jonge officemanager of managementassistent wordt overvraagd of nog net wat kennis en skills mist. Door tijdelijk zij-aan-zij mee te werken lever ik ontbrekende kennis en gerichte expertise.
Zo begeleid ik de medewerker richting hoger niveau en meer (zelf)vertrouwen.
De waarde van samenwerken
In mij vind je een allround office professional met flink wat expertise. Die bewust de ene keer ondersteunend werkt en een andere keer coördinerend. Een teamplayer die organiseren in het DNA heeft zitten en graag voor jouw onderneming de mouwen opstroopt om knelpunten weg te werken maar ook kijkt naar een oplossing voor de langere termijn. Ofwel: een handige combi van een hands-on aanpak en professioneel advies.
Kernwoorden: commitment, pro-activiteit, accuratesse, klant- en servicegerichtheid, kwaliteit, vertrouwen, communicatie. samen bouwen.
Jij krijgt een brok kennis en enthousiasme in huis en kunt rekenen op flink wat tips & tricks. Een goede investering in je organisatie dus. En als de klus geklaard is? Dan laat ik het werk los.
Deal?
Herken jij één of meer punten?
Je bedrijf verkeert in een dynamische fase met de bijbehorende uitdagingen.
Er komen links en recht steeds meer administratieve en organisatorische taken bij.
Je denkt dat er efficiënter gewerkt zou kunnen worden op je secretariaat, maar kunt er de vinger niet op leggen.
De vaste officemanager is overbelast of je hebt een junior aangenomen die nog moet groeien in die rol.
Je merkt dat de huidige werkprocessen niet meer voldoen en slimmer/efficiënter moeten worden
Er zijn plannen voor een project maar er is geen geschikte coördinator die de kar voortvarend kan trekken.
Een aantal vragen met “ja” beantwoord? Tijd voor actie!
De kracht van efficiënte bedrijfsvoering en een soepel functionerende backoffice voor een groeiend bedrijf!
Dit onderwerp durf ik wel mijn stokpaardje te noemen. Helaas nogal eens onderschat maar zó belangrijk!
HR, marketing & sales, communicatie, financiële administratie, inkoop, facility management. Maar ook zaken als planning, projectondersteuning of simpelweg het bijhouden van de mailbox(en) en voorbereiden van meetings.
Allemaal taken en processen die een CEO of oprichter vaak heel lang onder zijn of haar hoede houdt, terwijl een secretariaat of een goed ingerichte backoffice hieraan een ontzorgende bijdrage kan leveren.
Wellicht bestaan er allerlei ideeën voor verbetering, maar wordt er niet doorgepakt. Of wordt gedacht dat investeren in ondersteuning te duur is (overhead). Het uurtarief van een officemanager of managementassistent is echter vele malen lager dan dat van jou of van het overige management. Een ingewikkelde rekensom is niet nodig om te weten hoeveel je kunt besparen door simpelweg te delegeren.
Startups en scale ups blijken
in de praktijk vaak veel te lang te wachten
met het investeren in ondersteuning!
Jammer, want zo blijf je brandjes blussen en achter de feiten aanlopen.
Juist door op tijd een officemanager aan te trekken of een andere professional die voor jou een stevige basis creëert kun jij als oprichter/ CEO / lid van het MT veel taken loslaten. Daarmee ontstaat weer tijd om te focussen op de corebusiness en strategische zaken.
Of om af en toe eens een paar extra uurtjes vrij te plannen, hoe fijn is dat?
Andere voordelen van een sterke (back)office:
- betere interne en externe communicatie
- verbeterde klantenservice
- professionele uitstraling
- efficiency – > minder vertragingen – > kostenbesparing
- het beschikbaar komen van managementinformatie
- een officemanager of managementassistent is als spin in het web het sociaal-emotionele ‘cement’ van de organisatie.
NIEUW IN THE POCKET MAART 2024: Certificaat projectmanagement
Naast ruime praktijkervaring breng ik ook een stevige theoretische basis mee. Een mooie meerwaarde bij een op te starten project binnen jouw organisatie.